Sociale secretariaten en loonfiches bestuurders: wordt dit een
echtscheiding?

 

Weinig bestuurders hebben er tot op vandaag bij stil gestaan, maar ik denk dat iedereen zich de vraag moet stellen of zijn/haar sociaal secretariaat nog wel blijvend kan instaan voor het correct invullen van zijn/haar maandelijkse loonfiche wedde bestuurder vanaf inkomsten 2022.

Contact opnemen

Een wet van 27 juni 2021, met betrekking tot diverse fiscale bepalingen tot voorkoming van het witwassen van geld (Belgisch Staatsblad 30 juni 2021), heeft immers de noodzakelijke vermeldingen die op de loonfiches van o.a. bestuurders moeten opgenomen worden in erg belangrijke mate uitgebreid. Als motivering wordt gegeven dat één en ander zal bijdragen tot een betere controle op eventueel dubbel gebruik van forfaitaire vergoedingen, alsook op terugbetalingen op basis van bewijsstukken en op de eventuele aftrek als beroepskost van kosten die door het bedrijf worden terugbetaald.

Kosten eigen aan de werkgever: vanaf 01 januari 2022 werkelijk betaald bedrag op fiches!

Waarover gaat het? Wel, als een bedrijf aan een werknemer of aan een bestuurder vanaf 01 januari 2022 een betaling gedaan heeft van een kost ten laste van de vennootschap, en die is niet opgenomen op de loonfiche, dan is die kost NIET MEER FISCAAL AFTREKBAAR vanaf 01 januari 2022. Op het eerste zicht zou je denken, och dat is toch niet zo ingrijpend. Wel, voor de maandelijkse terugbetaling van bijv. 75 euro representatiekosten, 50 euro elektriciteit, en andere vaste kosten is dit misschien nog enigszins haalbaar. Maar wat als binnen enkele maanden blijkt dat de rekening van elektriciteit veel hoger uitvalt, en dat men bijv. 15% daarvan wil doorrekenen, en dus nog bijv. 455,12 euro extra elektriciteit wil doorrekenen aan zijn vennootschap? Als men die 455,12 euro niet vermeldt op de loonfiche is deze extra betaling al zeker niet fiscaal aftrekbaar voor de vennootschap.

En dan komt het moeilijkste nog! Wat met facturen die 100% terecht in de boekhouding van het bedrijf opgenomen zijn, maar dewelke door omstandigheden privaat betaald zijn geweest? Jammer… En ja één en ander is afgecheckt geweest op het Hoofdbestuur van het Ministerie van Financiën, maar vanaf 01 januari 2022 moet elke factuur, die eerst privaat betaald is geweest, en dan op credit van rekening courant geboekt wordt, vermeld worden op de loonfiche van de bestuurder. Dus elke 100% beroepsmatige factuur (of deel ervan) die een bedrijfsleider of werknemer vanaf nu privaat betaald heeft, en die in een latere fase ofwel op credit rekening courant geboekt wordt, of gewoon terugbetaald wordt aan de betrokkene, moet vanaf 01 januari 2022 op de loonfiche vermeld worden.
Worden dergelijke boekingen op RC-bestuurder of terugbetalingen aan bestuurders niet op de bewuste loonfiche opgenomen, dan zijn de betrokken kosten niet langer fiscaal aftrekbaar voor de vennootschap!

Enkele voorbeelden om dit te illustreren:

1. Je echtgenote gaat bij Botha een normaal 100% aftrekbare boormachine kopen, en wat ander klein materiaal voor bijv. 500 euro, maar ze betaalt de afhaling direct met haar private bankkaart. Als je de aftrekbaarheid van die 500 euro wil behouden, dan zal de afboeking van die factuur op credit van rekening courant bestuurder opgenomen moeten worden op de loonfiche van de bestuurder van 2022.
2. Je gaat met een paar zakenvrienden op restaurant. Normaal geen discussie dat dit een aftrekbare kost is. Maar je bent je bankkaart vergeten en je betaalt met je privékaart. Sorry, maar vanaf 01 januari 2022 moet die terugbetaling van deze restaurantkost opgenomen worden op je loonfiche met exacte vermelding van het terugbetaalde bedrag.

Toch een enorme administratieve verzwaring inzake loonfiches wat ons betreft!

Stel jou bij deze maar de vraag op welke manier je sociaal secretariaat tijdig aan de nodige informatie zal geraken, en hoe één en ander telkens voor 28 februari van het daaropvolgende jaar, tijdig zal ingediend worden bij de fiscale overheid. Dit terwijl de accountant soms nog tot september/oktober van dat jaar aan de afsluiting werkt. En wat met boekjaren die niet gelijklopen met kalenderjaren? Moet dit dan aangegeven worden op de loonfiche datum van de factuur of datum van terugbetaling of datum boeking op rekening courant?

Of hoe één wetswijziging de verantwoordelijkheden inzake correcte invulling van de loonfiches van bestuurders enorm aanscherpt!

Kunnen wij jou helpen?

Doe beroep op onze experts. Wij zorgen voor een correcte en optimale aangifte van jouw personenbelasting, zodat jij zich daar geen zorgen over hoeft te maken. Neem contact met ons op voor meer informatie.

Let’s inspire you

Zin om je kennis
te verruimen?

Openingsuren

Maandag 08:30 – 12:00 en 13:30 – 17:00
Dinsdag 08:30 – 12:00
Woensdag 08:30 – 12:00 en 13:30 – 17:00
Donderdag 08:30 – 12:00 en 13:30 – 17:00
Vrijdag 08:30 – 12:00 en 13:30 – 16:00